דיווח הזמנות
דיווח ללא הזמנה קיימת
לפעמים קורה שעובד הולך ולוקח בחנות הסמוכה לפרויקט שלו איזה שהם מוצרים שנדרשים לעבודתו. בסוף החודש כאשר מגיע חשבונית נוצר קושי בלאשר אותה כיוון שלא הופקה עבורה הזמנות.
המערכת שלנו מביא פתרון יעיל לנושא לקיחת סחורות ללא הזמנה. לאחר שהעובד לוקח סחורה מחנות הוא מדווח באפליקציה במסך מיוחד על לקיחת סחורה ללא הזמנה ומצלם ת.מ. שקיבל בחנות.
הפעולה של דיווח ללא הזמנה יוצר גם הזמנה וגם ת.מ. עבורה לצורך בדיקה קלה יותר של חשבונית ספק כאשר תגיע.
דיווח הזמנות קיימות
לאחר הפקת הזמנת רכש, מקבל הסחורה מדווח באמצעות תוכנת מחשב או באפליקציה על קבלת סחורה כולל יכולת צילום ת.מ.
מקבל הסחורה רואה רק את ההזמנות לפרויקט שלו ומדווח בקלות על כמויות שהגיעו מכל פריט. ניתן לדווח על הזמנה מספר רב של פעמים על פי המתרחש במציאות.
לאחר דיווח על קבלת כל הכמויות שהזמנו ההזמנה עוברת לסטטוס "דווחו" מה שמעלים אותה ממסך דיווח. כך רואים רק את ההזמנות העתידיות שאמורות להגיע.
בדיקת חשבונית ספקים
בדיקת כמות ואיכות
בכל דיווח של קבלת סחורות המקבל מדווח על כמות שהגיע ומצרף צילום ת.מ. לאחר קליטת חשבוניות ספקים אנחנו מתחילים בבדיקתם מול הזמנות שנשלחו והדיווחים שבוצעו על ידי אנשים שקיבלו את הסחורה.
התוכנה מסכמת לכל פריט את הכמות שהוזמנה מול כמות מצטברת שהגיע.
בנוסף בדיווח הגעת סחורה ניתן לרשום מספר תעודת משלוח וגם הערות כלליות על איכות המוצרים שהתקבלו. כך מאשרים כל חשבונית תוך ניתוח כמות שהוזמנה וכמות שהגיעה בפועל.
שליטה במחיר
כאשר נשלחת הזמנה לספק היא כוללת כמות ומחיר לכל פריט. שליחת הזמנה כולל מחירים מקבעת את הספק למחיר שבהזמנה. הספק לא יכול לחייב בחשבונית יותר ממחיר הרשום בהזמנה שקיבל והסכים לה באמצעות הספקת סחורה.
מעכשיו לא משנה כמה הספק חייב אותכם בחשבונית מס, אתם עדיין תשלמו את המחיר שבהזמנה ששלחתם. מערכת לבדיקת חשבוניות מאפשרת שיוך הזמנות לתוך חשבוניות וקביעת סכום מאושר לתשלום.
קביעת מחיר מאושר לתשלום
לאחר שיוך כל ההזמנות והמוצרים שהגיעו לחשבונית ספק מתקבל סכום מאושר לתשלום. אין חובה שסכום החשבונית יהיה שווה לסכום מאושר לתשלום.
חתימה על חשבוניות
לאחר שקבענו לכל חשבונית סכום מאושר לתשלום ניתן לחתום פעמיים על ידי שני אנשים שונים על פי הגדרת הרשאות חתימה.
ביצוע תשלום על חשבוניות חתומות
מנהל חשבונות יכול לראות במסך ייעודי את כל החשבוניות החתומות שטרם שולמו ולהפיק אליהם תשלומים למשל שיקים אך ורק עד לסכום שאושר לתשלום.