למה צריך בקשות רכש ?
אנשי שטח
אנשי שטח תמיד זקוקים לחומרים ומוצרים המשמשים אותם לביצוע משימותיהם.
כיום כל הבקשות נשלחות במייל או באמצעות ווטסאפ למנהל רכש במשרד. האמור יוצר תקלות והרבה בלבול שכולל את המושג הידוע "טלפון שבור".
עובדי משרד
בכל חברה עובדים צורכים מוצרים שונים הנדרשים לפעילותם. הצורך של עובדים בציוד משרדי או במכשור כל שהוא תמיד קיים.
כיום עובד צריך להתקשר או לשלוח מייל למחלקת רכש על מנת לזכות בטיפול בקשתו. המצב משאיר את העובד ללא בקרה על טיפול ותאריך הגעת סחורה מבוקשת.
תפעול בקשות רכש
בקשות רכש לעובדי שטח
מערכת בקשות באפליקציה מאפשרת לשלוח בקשות בצורה מאוד ידידותית וקלה, כאילו שולחים הודעת סמס.
כל הבקשות מצטברות למנהל רכש במסך מיוחד עם יכולת הסתכלות על בקשות לפי פרויקט או לפי מבקש. לאחר הפיכת בקשה להזמנה הבקשה עוברות לסטטוס "טופל". כך גם העובד יכול להתעדכן בסטטוס הבקשה שלו. בנוסף עובדים יכול לראות את ההזמנות ולאשר את הגעתם מהנייד.
בקשות רכש לעובדי משרד
מערכת בקשות מאשפרת לעובדי החברה להזין בקשות רכש ממחשב או מהנייד. הזנת פריטים נעשית בצורה חופשים או כבחירה מקטלוג קיים.
כל הבקשות מופיעות במסך טיפול בבקשות של מנהל רכש לצורך טיפול והפיכתם להזמנות רכש.
העובדים זוכים לראות את אחוזי טיפול בבקשתם ואף לראות הזמנה ופרטיה שהופקה בעקבות בקשתם.
אחוז טיפול בבקשת רכש
אחוז טיפול בבקשת רכש נקבע על ידי כמות המטופלת. באפשרות מנהל רכש או לדחות או להזמין את הכמות המבוקשת בכל פריט. גם דחיה וגם הזמנה מעלה את אחוז טיפול עד לסיום טיפול בכל הכמויות שנרשמו בבקשה.
פריטים חדשים בבקשת רכש
פריט חדש שנרשם חופשי בבקשת רכש יסומן בצבע צהוב למנהל רכש על מנת שיוכל להבין שמדובר בפריט חדש. מנהל רכש יכול לבצע שתי פעולות :
1. שינוי שם פריט 2. שיוך פריט לפריט קיים בקטלוג תוך הוספת שם נוסף לפריט קיים.
שליחת בקשת רכש
הפקת בקשת רכש על ידי עובד, שולחת הודעת מייל למנהל רכש שנבחר על מנת שיתחיל את הטיפול בבקשה. לכל עובד אפשר לבחור מנהל רכש שונה.